QUE SON FORMULARIOS E INFORMES

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.)

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.
Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos.
Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.
Creando un formulario
Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
• Personalizar un formulario
• En la vista Diseño
QUE ES UN INFORME
En la vista Diseño, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
• Origen del registro: Puede cambiar las tablas y consultas en las que está basado un formulario.
• Controlar y ayudar al usuario: Puede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
• Ventana Formulario: Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.
• Secciones: Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.
• Controles: Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar los valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, así como otro tipo de información que sea de utilidad en un formulario.
Objetos de informes
Cristal Report Designer utiliza una funcionalidad de arrastrar y colocar parecida a la que se utiliza en Visual Studio .NET, se arrastra un objeto de informe hasta el diseñador (como un campo de base de datos o un objeto de texto) y se utiliza la ventana Propiedades o el menú contextual para dar formato al objeto.
Algunos de los objetos de informe que puede añadir al informe y a los que puede dar formato según las necesidades incluyen:
• Campos de base de datos
• Campos de fórmula
• Campos de parámetro
• Campos de nombre de grupo
• Campos de total acumulado
• Campos de resumen
• Gráficos
• Subinformes
Secciones de informes
Crystal Report Designer está dividido en secciones de informe, como los encabezados de las secciones, los pies de página y los detalles. Los objetos se arrastran a una sección de informe.
Los datos que aparecen en el informe finalizado dependen de las opciones de organización. En particular, los datos del informe varían según las secciones en las que desee insertar objetos de informe concretos. Por ejemplo, si inserta un objeto de gráfico en la sección Encabezado de informe, el gráfico sólo aparecerá una vez al principio del informe y resumirá los datos que contiene el informe. Además, si un objeto de gráfico se añade a la sección Encabezado de grupo, aparecerá un gráfico individual al principio de cada grupo de datos y sólo se resumirán los datos relacionados con dicho grupo.